Mentions légales & Politique de confidentialité

L'accès au service est réservé aux professionnels (cabinets d'expertise comptable, commissaires aux comptes et leurs collaborateurs). En créant un compte, vous déclarez agir dans un cadre professionnel.

• Ne pas utiliser le service pour envoyer des communications non sollicitées (spam).
• Obtenir le consentement ou disposer d'une base légale appropriée (relation contractuelle) avant d'envoyer des emails aux clients du cabinet via Relcompta.
• Informer les clients finaux du recours à un prestataire tiers pour la gestion des relances, conformément au RGPD.
• Informer ses propres clients qu'un score de fiabilité documentaire est calculé automatiquement sur la base de leur comportement de remise de pièces, et que ce score peut être partagé publiquement sous la forme d'un Certificat de Fiabilité Client (CFc).
• Obtenir le consentement du client concerné avant de lui délivrer et de partager publiquement un Certificat de Fiabilité Client (CFc).
• Ne pas tenter de contourner les mécanismes de sécurité du service.

Relcompta est fourni en version bêta. L'éditeur ne peut être tenu responsable des interruptions de service, pertes de données ou préjudices indirects liés à l'utilisation de la plateforme.

Le contenu des emails de relance est généré par intelligence artificielle (Claude, Anthropic). L'utilisateur reste responsable de la vérification et de l'envoi de ces communications.

L'ensemble des éléments constituant la plateforme Relcompta (interface, code, marque) est la propriété de l'éditeur. Toute reproduction non autorisée est interdite.

L'utilisateur peut résilier son compte à tout moment depuis les paramètres. L'éditeur se réserve le droit de suspendre un compte en cas de violation des présentes conditions.

Double responsabilité :

• Le cabinet comptable est responsable de traitement pour les données de ses propres clients (noms, emails, documents).
• Relcompta (l'éditeur) agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD pour les données traitées dans le cadre du service.

Données des utilisateurs du cabinet : nom, email, mot de passe hashé (bcrypt), rôle.

Données des clients des cabinets : nom, prénom, email, téléphone (optionnel), historique des relances, documents déposés.

Données de scoring et de profilage : score de ponctualité (0–1), segment comportemental (VIP / STANDARD / AT_RISK / LOST), tendance (amélioration / stable / dégradation), probabilité de retard, délai de réponse médian, meilleur créneau d'envoi, ton préféré, canal préféré. Ces données sont calculées automatiquement à partir de l'historique des interactions avec les relances.

Données techniques : logs de connexion, métriques d'usage anonymisées.

Relcompta utilise l'API Claude d'Anthropic (USA) pour générer les emails de relance et pour analyser les documents déposés par les clients (vérification du type, de la période et de la lisibilité). Sont transmis à cette API : des informations telles que le nom du client, le type de document attendu et le ton souhaité, ainsi que le contenu des documents déposés à analyser.

Anthropic s'engage contractuellement à ne pas utiliser ces données pour entraîner ses modèles (API usage). Le cabinet utilisateur doit informer ses propres clients de ce traitement dans sa politique de confidentialité.

Relcompta calcule automatiquement un profil comportemental pour chaque client d'un cabinet, à partir de son historique de remise de documents. Ce profilage constitue un traitement automatisé au sens de l'article 4(4) du RGPD.

Données calculées : score de ponctualité, segment (VIP / STANDARD / AT_RISK / LOST), tendance sur les dernières périodes, probabilité de retard, délai de réponse médian, meilleur créneau d'envoi, ton et canal préférés.

Finalité et conséquences : ces données sont utilisées pour adapter automatiquement les séquences de relances (fréquence, ton, canal, heure d'envoi) et pour segmenter les clients dans l'interface du cabinet. Elles n'ont aucune conséquence juridique sur le client final et ne sont pas transmises à des tiers par Relcompta.

Certificat de Fiabilité Client (CFc) : le cabinet peut générer un CFc attestant du score de ponctualité d'un client. Ce certificat est accessible via une URL publique sécurisée. Il ne peut être délivré et partagé qu'avec le consentement du client concerné, obtenu par le cabinet responsable de traitement. Le certificat affiche uniquement le score et la période d'observation — aucune donnée documentaire sensible n'est exposée.

Droit d'opposition : les clients des cabinets peuvent s'opposer au profilage automatisé en adressant leur demande à leur cabinet comptable (responsable de traitement). Pour y faire droit, le cabinet peut suspendre les relances de ce client ou supprimer ses données depuis son interface.

• Données de compte : durée de l'abonnement + 3 ans
• Données clients du cabinet : durée de l'abonnement
• Journal d'audit (actions sensibles) : 10 ans (valeur probante ; données personnelles anonymisées en cas d'exercice du droit à l'effacement)
• Données de facturation : 10 ans (obligation légale)
• Emails entrants traités par la Magic Inbox : 24 mois (purge automatique hebdomadaire)
• Notifications applicatives : 12 mois
• Témoignages : jusqu'à leur retrait par l'auteur (Paramètres › Données & RGPD, ou suppression du compte ; un témoignage refusé est supprimé immédiatement)
• Journaux techniques d'acheminement (webhooks) : 90 jours

Toute personne dont les données sont traitées peut exercer ses droits (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition, limitation) en écrivant à contact@relcompta.com.

Les clients des cabinets doivent adresser leurs demandes à leur cabinet comptable, responsable de traitement. Relcompta répondra aux demandes transmises par le cabinet dans un délai de 30 jours.

En cas de réclamation non résolue, vous pouvez saisir la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).

Relcompta met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées : hachage des mots de passe (bcrypt), authentification à deux facteurs pour les comptes à mot de passe, connexions HTTPS, chiffrement au repos des jetons d'accès aux logiciels tiers, accès aux portails par jeton aléatoire, journalisation des actions sensibles (détail en section 9.5).

Le service est actuellement fourni gratuitement, dans le cadre d'une bêta. Aucun abonnement ne peut être souscrit et aucun paiement n'est collecté pendant cette période. Les sections 7.1 à 7.4 s'appliqueront à compter de l'ouverture commerciale, dont les utilisateurs seront informés par email au moins trente (30) jours à l'avance. L'accès gratuit se poursuit au minimum jusqu'à ce terme.

La réservation d'un tarif fondateur depuis l'espace Facturation ne constitue ni une commande ni un engagement d'achat. Le cabinet qui l'a effectuée bénéficiera, s'il souscrit à l'ouverture, d'une remise de trente pour cent (30 %) sur le prix public du plan souscrit, maintenue tant que son abonnement reste actif sans interruption.

Les tarifs en vigueur sont ceux affichés sur la page Tarifs au jour de la souscription. Ils sont exprimés en euros et hors taxes ; la TVA applicable s'ajoute au taux en vigueur. À_COMPLÉTER — préciser ici le régime de TVA retenu.

L'éditeur peut faire évoluer ses tarifs. Toute modification est notifiée par email au moins trente (30) jours avant sa prise d'effet et ne s'applique qu'à compter de la période d'abonnement suivante. Le client qui la refuse peut résilier sans frais avant cette échéance.

L'abonnement est souscrit pour la période choisie (mensuelle ou annuelle) et se reconduit tacitement pour une période de même durée, sauf résiliation avant son terme.

La résiliation s'effectue à tout moment depuis l'espace Facturation du compte. Elle prend effet à la fin de la période en cours : les sommes déjà réglées au titre de cette période restent dues et ne donnent lieu à aucun remboursement au prorata. L'accès au service est maintenu jusqu'à ce terme.

Le paiement s'effectue par carte bancaire via Stripe Payments Europe Ltd., prestataire de services de paiement agréé. L'éditeur ne conserve aucune donnée de carte bancaire.

Les factures sont émises à chaque échéance et mises à disposition dans l'espace Facturation. Le premier prélèvement intervient au terme de la période d'essai, si celle-ci s'applique.

Conformément aux articles L441-10 et D441-5 du code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités calculées au taux d'intérêt de la Banque centrale européenne majoré de dix (10) points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros.

En cas d'échec de prélèvement, l'accès au service peut être suspendu après relance restée sans effet. Les données du client sont conservées pendant la durée prévue à la section 4.7 et restent exportables.

L'éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du service, sans garantie de disponibilité chiffrée à ce jour. Les interruptions pour maintenance sont annoncées lorsque leur planification le permet. Voir également la section 3.3 (Responsabilité).

Les présentes conditions sont soumises au droit français. Les parties étant toutes deux professionnelles, le droit de rétractation prévu au code de la consommation ne s'applique pas. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence des tribunaux du ressort de À_COMPLÉTER.

Relcompta est un déployeur de systèmes d'IA au sens de l'Article 3(4) de l'AI Act : il utilise des modèles d'IA développés par un tiers (Anthropic) dans le cadre de son service professionnel, sans développer ni mettre sur le marché ces modèles lui-même.

À ce titre, Relcompta est soumis aux obligations des déployeurs définies notamment à l'Article 26, et non à celles des fournisseurs (Article 16).

Relcompta recourt à l'API Claude d'Anthropic pour les traitements suivants :

Anthropic s'engage contractuellement à ne pas utiliser les données transmises via son API pour entraîner ses modèles.

L'AI Act classe les systèmes d'IA selon leur niveau de risque. Les systèmes à haut risque (Annexe III) sont ceux qui interviennent dans des domaines sensibles : scoring de crédit, décisions RH, accès aux services publics, infrastructures critiques, justice, etc.

Relcompta n'est pas un système à haut risque au sens de l'Annexe III, pour les raisons suivantes :

• Il n'effectue aucun scoring de crédit ni aucune décision financière contraignante — le score de ponctualité est un outil interne d'optimisation des relances, sans effet juridique sur le client.
• Il ne prend aucune décision RH ou de recrutement.
• Il ne concerne pas des infrastructures critiques, des services publics, la justice ou des équipements médicaux.
• Son usage est strictement limité à l'automatisation de communications professionnelles de relance documentaire entre un cabinet comptable et ses propres clients.

Relcompta relève de la catégorie des systèmes à risque limité soumis principalement aux obligations de transparence.

L'Article 50 de l'AI Act impose que les personnes qui interagissent avec un système d'IA ou reçoivent du contenu généré par IA en soient informées de manière claire.

Obligation pour les cabinets utilisateurs : les emails de relance envoyés via Relcompta sont générés par IA. Les cabinets comptables sont tenus, en tant que responsables de traitement, d'informer leurs propres clients que certaines communications peuvent être générées automatiquement par un système d'IA. Cette information peut figurer dans les conditions générales d'engagement du cabinet ou dans sa politique de confidentialité.

Faculté de personnalisation : Relcompta permet aux cabinets de configurer une signature, un nom d'expéditeur et un ton personnalisés. Le cabinet reste l'expéditeur légal des communications et en assume la responsabilité éditoriale.

L'Article 26 de l'AI Act exige que les déployeurs maintiennent une supervision humaine effective sur les systèmes d'IA qu'ils utilisent. Relcompta intègre ce principe à plusieurs niveaux :

• Mécanisme de veto (agent autonome) : lorsque l'agent autonome détecte des clients éligibles à une relance, l'expert-comptable reçoit un email de prévisualisation listant les clients ciblés. Il dispose d'un délai de veto configurable avant toute exécution. Aucune relance n'est envoyée sans que ce délai soit écoulé.
• Veto par client : l'EC peut exclure un client spécifique de la vague avant exécution. Trois vetos consécutifs sur un même client déclenchent une mise en pause automatique.
• Mode silencieux : l'EC peut désactiver intégralement l'agent autonome à tout moment depuis les paramètres.
• Revue manuelle possible : chaque séquence générée par IA peut être consultée, modifiée ou supprimée par l'utilisateur avant ou après envoi.

L'Article 26.6 de l'AI Act impose aux déployeurs de systèmes d'IA à haut risque de tenir un registre. Relcompta maintient à titre de bonne pratique un inventaire interne des systèmes d'IA déployés, couvrant les éléments suivants :

• Identification du fournisseur : Anthropic PBC (USA) — API Claude
• Finalités de chaque usage (cf. tableau 7.2 ci-dessus)
• Données transmises et garanties contractuelles (no-training policy)
• Mesures de supervision humaine en place (cf. 7.5)
• Date de première mise en production : 2024

L'Article 5 de l'AI Act interdit certaines pratiques d'IA. Relcompta confirme expressément qu'il n'utilise aucune des pratiques suivantes :

• Techniques de manipulation subliminale ou d'exploitation des vulnérabilités psychologiques des destinataires
• Notation sociale (social scoring) à des fins discriminatoires — le score de ponctualité de Relcompta est strictement limité à l'optimisation des relances documentaires et n'a aucune conséquence juridique ou sociale
• Reconnaissance biométrique en temps réel dans des espaces accessibles au public
• Inférence d'émotions sur le lieu de travail ou dans des établissements scolaires
• Constitution de bases de données de reconnaissance faciale par scraping non ciblé

Le sous-traitant traite les données personnelles des clients du cabinet pour fournir le service décrit à la section 2 : collecte de documents, relances multicanales, portail client, suivi et scoring documentaire. L'accord s'applique pour toute la durée d'utilisation du service, puis jusqu'à la suppression des données prévue en 9.9.

• Nature : hébergement, organisation, consultation, génération et envoi de messages, analyse automatisée des documents déposés par intelligence artificielle (type, période, lisibilité), calcul automatisé de scores, suppression.
• Finalités : celles décrites à la section 4.3 pour le compte du cabinet.
• Personnes concernées : clients du cabinet, leurs dirigeants et contacts.
• Catégories de données : celles listées à la section 4.2, y compris les documents déposés par les clients. Le cabinet s'engage à ne pas y verser de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD, sauf nécessité propre à sa mission et sous sa responsabilité.

Le sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du cabinet. Constituent ces instructions : les présentes conditions, le paramétrage du service par le cabinet (clients, documents attendus, séquences, activation de l'agent, canaux) et toute demande écrite adressée à contact@relcompta.com. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD, le sous-traitant en informe immédiatement le cabinet.

Le cabinet autorise en outre le sous-traitant à produire, à partir des données du service, des statistiques agrégées et anonymisées (repères comparatifs calculés sur au moins trois cabinets, sans identification possible d'un cabinet ou d'un client), et à les utiliser pour améliorer le service.

Seules les personnes qui en ont besoin pour fournir, maintenir ou sécuriser le service accèdent aux données. Elles sont soumises à une obligation de confidentialité. Les données ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires, ni utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

Le sous-traitant met en œuvre notamment :

• le chiffrement des échanges (HTTPS / TLS) ;
• le hachage des mots de passe (bcrypt) et une authentification à deux facteurs disponible pour les comptes à mot de passe ;
• le chiffrement au repos des jetons d'accès aux logiciels tiers (AES-256-GCM) ;
• le stockage en accès privé des documents déposés par les clients, et des liens de portail protégés par des jetons aléatoires ;
• le cloisonnement des données par cabinet et la journalisation des actions sensibles ;
• l'hébergement de la base de données en Union européenne (Irlande).

Le cabinet autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs listés à la section 4.6. Le sous-traitant leur impose des obligations de protection équivalentes à celles du présent accord et reste responsable de leur exécution envers le cabinet.

Tout ajout ou remplacement est notifié par email au cabinet au moins 30 jours avant sa prise d'effet. Le cabinet peut s'y opposer pour un motif légitime ; à défaut d'accord, il peut cesser d'utiliser le service et supprimer ses données.

Certains sous-traitants sont établis aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le prestataire y adhère, ou à défaut par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Le sous-traitant aide le cabinet à répondre aux demandes d'exercice de droits de ses clients (accès, rectification, effacement, opposition, portabilité), notamment grâce à l'export des données du cabinet, à la suspension des relances d'un client et à la suppression d'un client, prévus dans le service. Il transmet au cabinet, sans y répondre lui-même, toute demande reçue directement d'une personne concernée. Il l'assiste également, dans la mesure de ses moyens, pour la sécurité, les analyses d'impact et la consultation de la CNIL.

Le sous-traitant notifie au cabinet toute violation de données personnelles le concernant dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance. La notification décrit, dans la mesure du possible, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, ses conséquences probables et les mesures prises, afin de permettre au cabinet de notifier la CNIL dans le délai de 72 heures qui lui incombe.

Le cabinet peut exporter à tout moment les principales données de son compte depuis le service, et obtenir sur demande écrite un export complet. Il peut supprimer son cabinet à tout moment depuis ses paramètres : la suppression est immédiate et porte sur l'ensemble des données du cabinet, y compris ses clients, ses documents et son journal d'audit, à l'exception des données que la loi impose de conserver (facturation). À défaut de suppression, les durées de conservation de la section 4.7 s'appliquent.

Le sous-traitant tient le registre des traitements prévu à l'article 30.2 du RGPD. Il met à la disposition du cabinet les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permet la réalisation d'audits, sur demande écrite motivée, avec un préavis de 30 jours, au plus une fois par an sauf violation avérée, aux frais du cabinet et par un auditeur tenu à la confidentialité.

Le cabinet garantit disposer d'une base légale pour les traitements qu'il confie au service, informer ses clients (y compris du recours à l'intelligence artificielle et du profilage décrits aux sections 4.4 et 4.5) et recueillir leur consentement lorsqu'il est requis, notamment avant la délivrance d'un Certificat de Fiabilité Client.